如何寫好《工程建設(shè)簡報》

 

董發(fā)根

 

《工程建設(shè)簡報》，顧名思義就是對工程建設(shè)進展情況的階段性簡要總結(jié)匯報，它是做好工程項目管理的一項重要內(nèi)容，我們要充分認識和深刻領(lǐng)會其所起的作用。目前雖然在監(jiān)理資料中還沒有硬性規(guī)定要求提供，但其作用是其它監(jiān)理資料所不能替代的。因此，我們務(wù)必引起高度重視，一定要認真寫好《工程建設(shè)簡報》，絕不能認為公司在要求項目監(jiān)理機構(gòu)做不必要的“務(wù)虛”工作。

《工程建設(shè)簡報》的每一期，都是工程建設(shè)每一階段的簡要總結(jié)匯報，工程竣工后把它匯總起來，即是一份很好的工程建設(shè)總結(jié)。認真寫好《工程建設(shè)簡報》，對監(jiān)理單位加強與有關(guān)單位（特別是建設(shè)單位）的信息交流溝通和橫向聯(lián)系，發(fā)揮監(jiān)理的協(xié)調(diào)職能，提高監(jiān)理人員的業(yè)務(wù)水平等均具有十分重要的意義。

一、《工程建設(shè)簡報》的作用

《工程建設(shè)簡報》的編寫依據(jù)，從理論要求上來說主要來自二個方面：首先是《監(jiān)理委托合同》中，監(jiān)理人義務(wù)規(guī)定：“在履行合同義務(wù)期間，應(yīng)按合同約定定期向委托人報告監(jiān)理工作。”其次是根據(jù)這一規(guī)定和公司管理體會，公司要求建筑面積在1萬平方米以上的工程項目，不定期（一個月左右）地編寫《工程建設(shè)簡報》，并作為公司對各項目監(jiān)理機構(gòu)監(jiān)理資料檢查的重要內(nèi)容之一。

大家都知道，監(jiān)理工作的最基本、最簡單的內(nèi)容包括三個方面，即：“三控制、二管理、一協(xié)調(diào)”，它們?nèi)咧g不分主次，缺一不可，相輔相成。如果把三者之間比喻成一根項目管理的珍珠，那么《工程建設(shè)簡報》就是連成這根珍珠項鏈中的一根線，珍珠通過線連在一起，珍珠項鏈才能發(fā)揮其完美的作用。從某種意義來說，《工程建設(shè)簡報》是監(jiān)理單位對管理信息“反饋”的具體體現(xiàn)。因此，及時、規(guī)范、認真地寫好《工程建設(shè)簡報》，有時甚至比做好其它監(jiān)理資料更加重要。同時，寫好《工程建設(shè)簡報》也是展示監(jiān)理單位管理水平、樹立監(jiān)理威信的重要途徑。

《工程建設(shè)簡報》的主要閱讀對象是建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)（抄報），并告知施工等單位（抄送），它是以監(jiān)理單位的名義編寫和發(fā)送的（不像會議紀要、圖紙會審交底紀要等需要參建各方會簽）。所以它可以從監(jiān)理的角度把工程建設(shè)的有關(guān)信息（如工程質(zhì)量、安全、進度等）通過書面形式上報建設(shè)單位，能夠使建設(shè)單位在第一時間及時了解掌握現(xiàn)場信息，以便建設(shè)單位對項目管理作出指示和指導(dǎo)。

二、《工程建設(shè)簡報》的內(nèi)容

《工程建設(shè)簡報》應(yīng)突出當前主體，闡述簡明扼要，文字簡短流暢，內(nèi)容通俗易懂，每期《工程建設(shè)簡報》控制在3-5頁，特別要注意《工程建設(shè)簡報》的格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，前后連貫。第1期《工程建設(shè)簡報》的主要內(nèi)容有：【編者按】（主要介紹項目管理機構(gòu)對項目管理的認識、要求等）、委托監(jiān)理合同簽訂后開展的主要工作、各參建單位及相關(guān)負責(zé)人、主要工作節(jié)點介紹、存在主要問題及下一步工作計劃等，同時附工程施工進度計劃目標（根據(jù)施工單位的進度計劃，提供節(jié)點進度計劃）、通訊錄。以后各期《工程建設(shè)簡報》的主要內(nèi)容有：【本期要目】、本期監(jiān)理工作的簡要總結(jié)、主要工作節(jié)點介紹、存在主要問題及下一步工作計劃等。

三、檢查中存在的主要問題

《工程建設(shè)簡報》在公司已實行一年多時間，在各項目管理部的重視下，大部分項目監(jiān)理機構(gòu)能提供相應(yīng)工程的《工程建設(shè)簡報》。檢查中發(fā)現(xiàn)各項目監(jiān)理機構(gòu)在編寫《工程建設(shè)簡報》過程中存在的主要問題有：

1、《工程建設(shè)簡報》報頭不符合公司提供格式規(guī)定的要求：

（1）字體、字號不統(tǒng)一（應(yīng)為小初楷體加黑）；

（2）漢語拼音寬度與報頭文字寬度不一致；

（3）期號數(shù)字不采用阿拉伯數(shù)字；

（4）建設(shè)單位工程名稱與編寫日期不分別從左右頂格寫；

（5）橫線長度與文字版面不一樣寬。

2、第1期以后的《工程建設(shè)簡報》，重復(fù)前一期內(nèi)容，尤其是【編者按】的內(nèi)容。

3、沒有頁碼。

4、文字段落順序編號隨意，沒有按照一、（一）、1、（1）、A、（A）的要求進行編號。

5、字體、字號不一致（編者按內(nèi)容應(yīng)采用四號楷體，正文應(yīng)采用四號仿宋體，段落間距應(yīng)一致，正文中可適當插入圖片以豐富簡報的內(nèi)容）。

6、標題、段落開頭未退進2個字的寬度。

7、落款不規(guī)范：

（1）公司名稱后未注明項目監(jiān)理機構(gòu)名稱（換行填寫），也未在正確位置加蓋項目監(jiān)理機構(gòu)專用章；

（2）公司名稱最后1個字距離右側(cè)正文邊應(yīng)有2個字的寬度。下側(cè)的日期文字應(yīng)統(tǒng)一采用“二○XX年XX月XX日”的格式。

8、報尾不規(guī)范：

（1）抄報應(yīng)注明建設(shè)單位或建設(shè)單位負責(zé)人的全稱（全名）及職務(wù)（同級別的用“、”分開，文字最后不需要加“。”）；

（2）抄送應(yīng)注明施工單位全稱（同級別的用“、”分開，文字最后不要加“。”）；

（3）編寫人、校審人名字不全或為同一人（審核應(yīng)為總監(jiān)）；

（4）橫線長度與文字版面不一樣寬（首尾橫線長度應(yīng)一致）；

（5）報尾位置隨意（報尾應(yīng)在《工程建設(shè)簡報》最后一頁的最下面）。

公司對《工程建設(shè)簡報》的編寫工作十分重視，希望各項目管理部抓好落實，自我檢查，引起重視。如果敷衍了事，將起到適得其反的作用。今后公司將繼續(xù)加強對《工程建設(shè)簡報》的指導(dǎo)和檢查，并適時對簡報的編寫進行評比，以進一步提高《工程建設(shè)簡報》的編寫質(zhì)量和應(yīng)有的作用。

有關(guān)公司規(guī)定的《工程建設(shè)簡報》的編寫要求和標準格式電子文本等，請與工程技術(shù)部謝明、韓穎聯(lián)系。

    聯(lián)系電話：0573-82117648、82113304